Od dovršenih ponuda do računa – kako funkcionira obračun na ExusTransu

Pregled procesa obračuna na ExusTransu

Svaki račun na ExusTransu generira se na temelju verificiranih podataka platforme. Time se osigurava da su u obračun uključeni samo dovršeni i potvrđeni transportni poslovi.

1. 🚛 Transportni nalog je dovršen
2. 💬 Ponuda je potvrđena u chatu
3. 📁 Ponuda se pohranjuje kao Dovršena ponuda
4. 🧑‍💼 Administrator pregledava obračunsko razdoblje
5. 🧾 Račun se generira
6. 📄 PDF se izdaje i pohranjuje

Korak 1: Transportne ponude dovršavaju se u chatu

Nakon završetka isporuke, obje strane potvrđuju dovršenje u ExusTrans chat sustavu. Ova potvrda predstavlja službeni završetak usluge prijevoza.

• 📱 Potvrda se daje unutar chata
• 📦 Status isporuke se verificira
• 💬 Konačna cijena i troškovi se potvrđuju
• 🔒 Zapis se zaključava za obračun

Samo ponude koje su u potpunosti potvrđene s obje strane mogu prijeći u fazu izdavanja računa.

Korak 2: Dovršene ponude pohranjuju se kao Dovršene ponude

Nakon potvrde, svaki završeni prijevoz pohranjuje se u sustavu kao Dovršena ponuda. Taj zapis postaje službena financijska referenca za izdavanje računa.

• 📌 Lokacija: Moj profil → Dovršene ponude
• 🧾 Konačna dogovorena cijena
• 🛣️ Odobrene cestarine i dodatni troškovi
• 📍 Ruta i detalji isporuke
• 🕒 Vremenska oznaka dovršetka

Dovršene ponude nije moguće uređivati nakon potvrde. Time se jamči integritet obračuna i sprječavaju naknadne izmjene.

Korak 3: Validacija i priprema za obračun

Prije generiranja računa, sustav automatski validira sve Dovršene ponude kako bi se osigurala dosljednost podataka.

• 🔍 Provjera statusa dovršenosti
• 📄 Validacija cijena i troškova
• 🏢 Provjera podataka o tvrtki
• 💶 Provjera PDV-a i države
• ⚠️ Otkrivanje nedostajućih informacija

Ponude koje ne prođu validaciju privremeno se isključuju dok se ne isprave.

Korak 4: Administrator generira račune dva puta mjesečno

Račune na ExusTransu generiraju administratori prema fiksnim obračunskim ciklusima. Time se osiguravaju predvidiva računovodstvena razdoblja.

• 📅 Razdoblje 1: 1. – 14. u mjesecu
• 📅 Razdoblje 2: 15. – kraj mjeseca
• 📊 Uključuju se samo validirane Dovršene ponude
• 🧠 Automatsko grupiranje po kupcu i prijevozniku

Ovaj centralizirani proces generiranja osigurava dosljednost i usklađenost s propisima.

Korak 5: Automatski izračun provizije

ExusTrans primjenjuje standardnu platformsku proviziju na usluge prijevoznika. Provizija se izračunava automatski i transparentno.

• 🧮 Standardna stopa: 20%
• 📌 Primjenjuje se na neto cijenu prijevoza
• ✅ Uključeno u račun za kupca
• 📄 Vidljivo na obračunskoj dokumentaciji

Ovaj sustav sprječava pogrešno formiranje cijena i osigurava da prijevoznici uvijek pravilno izračunaju ponude.

Korak 6: Pravila PDV-a i porezna pravila primjenjuju se automatski

Tijekom izrade računa, sustav određuje ispravan PDV tretman na temelju lokacije tvrtke i podataka o registraciji.

• 🇧🇪 Belgijski PDV (21%) kada je primjenjivo
• 🇪🇺 Prijenos porezne obveze u EU (reverse charge)
• 🌍 Izvan EU izvan opsega
• 📑 Dodaju se pravne reference

Ovaj proces osigurava da su računi usklađeni s belgijskim i europskim propisima.

Korak 7: Generiraju se PDF računi

Nakon izračuna i validacije, ExusTrans automatski generira pravno usklađene PDF račune.

• 🧾 Jedinstveni broj računa
• 🏢 Identifikacija tvrtke
• 💶 Razrada cijene
• 📑 PDV napomene
• 📆 Datum izdavanja i razdoblje

Ovi PDF dokumenti prikladni su za računovodstvo, revizije i financijsko izvještavanje.

Korak 8: Pristup i preuzimanje računa

Svi generirani računi sigurno su pohranjeni u korisničkim računima i dostupni u bilo kojem trenutku.

• 👤 Lokacija: Moj profil → Računi
• ⬇️ Preuzimanje PDF-a jednim klikom
• 📊 Praćenje statusa računa
• 📁 Povijesna arhiva

Korisnicima se preporučuje preuzimanje i arhiviranje računa za vlastitu računovodstvenu dokumentaciju.

Prednosti ExusTrans sustava obračuna

Automatizirani proces obračuna donosi značajne prednosti i kupcima i prijevoznicima.

• ✅ Smanjeno administrativno opterećenje
• ✅ Transparentno formiranje cijena
• ✅ Niži rizik od sporova
• ✅ Dokumentacija spremna za reviziju
• ✅ Predvidivi obračunski ciklusi

❓ Često postavljana pitanja (FAQ)

Kada ponuda postaje Dovršena ponuda?

Ponuda postaje Dovršena ponuda nakon što je prijevoz dovršen i obje strane potvrde isporuku u chatu.

Gdje mogu vidjeti svoje Dovršene ponude?

Sve dovršene poslove možete pronaći u Moj profil → Dovršene ponude.

Mogu li uređivati Dovršenu ponudu nakon potvrde?

Ne. Dovršene ponude se zaključavaju nakon potvrde kako bi se osigurao transparentan i pouzdan obračun.

Koliko često se generiraju računi?

Računi se generiraju dva puta mjesečno: od 1. do 14. te od 15. do kraja mjeseca.

Tko generira račune?

Račune generiraju administratori ExusTransa koristeći verificirane podatke iz Dovršenih ponuda.

Jesu li sve dovršene ponude uključene u sljedeći račun?

Da. Sve validirane Dovršene ponude unutar obračunskog razdoblja uključene su u sljedeći račun.

Kako se primjenjuje provizija od 20%?

Provizija se automatski izračunava na neto cijenu prijevoznika i uključuje u konačni račun.

Kada se obračunava PDV?

PDV se automatski obračunava tijekom generiranja računa na temelju lokacije tvrtke i podataka o PDV registraciji.

Kada se izrađuje PDF račun?

PDF računi generiraju se odmah nakon što je obračunski ciklus završen i odobren.

Gdje mogu preuzeti svoje račune?

Svi računi dostupni su u Moj profil → Računi i mogu se preuzeti u bilo kojem trenutku.

Što ako moja Dovršena ponuda sadrži netočne informacije?

Odmah kontaktirajte ExusTrans podršku. Ispravci se mogu napraviti samo prije generiranja računa.

Zašto moja Dovršena ponuda nedostaje na računu?

Dovršena ponuda može biti isključena ako je nepotpuna, u postupku pregleda ili joj nedostaju obvezni podaci.

Mogu li primati račune češće?

Ne. Računi se izdaju prema fiksnim obračunskim ciklusima kako bi se osigurala dosljedna računovodstvena obrada.

Koliko dugo se računi čuvaju na ExusTransu?

Računi se sigurno pohranjuju u vašem računu i ostaju dostupni u skladu sa zakonskim zahtjevima za čuvanje dokumentacije.

Moram li čuvati vlastite kopije računa?

Da. Korisnici su odgovorni za preuzimanje i arhiviranje računa za vlastite računovodstvene i porezne evidencije.

Zaključak

Od potvrde u chatu do konačne isporuke PDF-a, ExusTrans upravlja cjelokupnim procesom izdavanja računa na strukturiran i transparentan način. Korištenjem Dovršenih ponuda kao jedinog izvora istine, primjenom automatskih pravila provizije i PDV-a te generiranjem usklađenih dokumenata, platforma osigurava pouzdan obračun za sve korisnike.